Vamos a asumir que eres bueno en el diseño. Lo sabes y además estás seguro que puedes comenzar a trabajar de forma independiente. ¿Qué es lo que necesitas además de las ganas y el conocimiento? Pensemos en este checklist como el tronco común de las empresas, de la cobertura de toda una serie de factores depende el éxito de lo que ahora en adelante se llamará “tu empresa”. ¿Estás realmente listo?
A) Los motivos desde lo más profundo de tu ser
Todas las empresas del mundo tienen su misión y visión. Hay muchas que se jactan de mostrarlas a todo el mundo, pero realmente son para uso personal. En resumidas cuentas, la misión es a dónde quieres llegar y la visión la ruta. Realmente no tienes que sentarte a inventarlas, sino a razonarlas, ya que en ellas están los motivos que te orillaron a comenzar un proyecto independiente. Digamos que la misión no es otra cosas sino tu plan a largo plazo: ¿Cuando decidiste comenzar en qué estabas pensando? Quizá dices: estoy harto de trabajar para la misma empresa, entonces tu visión define que deseas ofrecer una amplia gama de servicios de diseño. Si tu motivante es porque los proveedores con los que trabajas no entienden el negocio, entonces tu misión es crear diseño que pueda satisfacer íntegramente las necesidades de tus clientes.
Puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza tratar de hacer tu misión cuando no tienes un plan, entonces realmente lo que no tienes es una idea clara de por qué quieres comenzar un despacho.
La visión es como la ramificación de procesos, ideas y caminos que tomarás, entre ellos, por ejemplo, los valores de tu compañía. Traduciéndolo a un lenguaje común, es hacer la constitución de tu empresa. Realmente con tu visión estás creando una política interna que te definirá, de tal forma que si sales de vacaciones o te alejas temporalmente de tu empresa, ésta pueda funcionar bajo tus parámetros, políticas y valores.
Yo soy de esas personas que creen que todas las empresas tienen una misión, solo que algunas de ellas se han sentado a escribirlas y otras más se empeñan en mostrarlas a sus clientes, pero realmente una misión que refleja fielmente no requiere transmitirla con palabras, lo hace con hechos y con su operación día a día.
B) El plan de negocios debe incluir un cliente
Frase básica: No puedes comenzar tu negocio sin un cliente. Decir: “Vamos a empezar un despacho buscando clientes” es como querer ser taxista nada más porque acabas de sacar tu licencia de conducir y ni a coche llegas. Tu primer plan de negocios inicia con un cliente o bien, con un conocimiento pleno del mercado al cual te piensas enfocar. Ver una oportunidad de negocio implica ya por sí un conocimiento previo, y tener un amplio panorama de los clientes, tarifas y formas de trabajo te ayudan mucho, pero el banderazo de salida lo marca el primer pedido.
Paralelamente debes desarrollar un plan de negocios en forma. Más adelante hablaremos sobre la productividad que debes lograr en un despacho, por lo pronto te adelantamos que debes lograr un plan de promoción que involucra un estudio FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) y un balance que te permita medir tus fuerzas de sobrevivencia los primeros meses.
También debes planear tu identidad corporativa, desde el diseño de tu logo y papelería básica: tarjetas, membretes, entre otros). En ella están contenidos la personalidad de tu empresa, no olvides tu portafolio y una presentación de tu despacho.
C) Midiendo fuerzas
Sea como quieras comenzar: como freelance o bien asociado, debe haber un momento en el cual te sientas con el archivo de Excel abierto y empiezas a hacer un checklist de los elementos con los que cuentas para iniciar operaciones. Como lo mencioné en la primera parte, nos vamos a enfocar en crear un despacho en forma, y quizá en un plan como freelance, resulta mucho más conveniente tener el deber ser completo e ir adaptando cada uno de los aspectos.
1. Una computadora. En mi caso, comencé primero con una computadora de escritorio. Mi necesidad de estar visitando a mis clientes y poder trabajar en cualquier lugar me orilló a hacerme de una lap top. Todos los días sincronizaba la información en ambas hasta que me cansé y me quedé solo con la lap top. Obviamente si piensas hacer video es mejor que consideres siempre una computadora de escritorio, pero para todo lo demás una portátil tiene prácticamente las mismas funciones, velocidad de procesador y capacidad. ¿Una Mac? La respuesta es sí. Déjale las PCs para quienes no necesitan más que la suite de Office.
2. El software. La mayoría de los diseñadores en México trabajan con programas pirata. Debes pensar que a la larga deberás hacerte legal. Los diseñadores nos quejamos amargamente de que nuestros clientes no respetan nuestro trabajo y tener programas piratas es no respetar el trabajo de otros. Es verdad que la inversión inicial es costosa, pero mientras tanto estás en el rubro de “competencia desleal”, esa que tanto criticas. Un diseñador que ya compró sus programas obviamente los cobra como parte de su trabajo, alguien pirata puede bajar sus costos considerablemente ya que no necesitó hacer la inversión.
3. Un local. Las empresas localizadas en un cuarto junto a una recámara son buenas como un comienzo, pero tarde o temprano comenzarás a crecer y puedes tener problemas. La idea de un local implica la independencia de cualquier otra forma de vida. No está padre que llegue tu secretaria y encuentre a tu mamá en chanclas o que estés muy enfermo y tengas que bajar a abrirles y no te puedas quedar en pijama en tu cama viendo tele. Esto implicará tus desenbolsos más grandes, ya que un local implica una renta —depósito y contrato incluidos—, escritorios, sillas, conexiones telefónicas y hasta cafetera, lo cual que veremos más adelante.
4. La oficina móvil. Podrás no tener auto, pero es imposible pensar tu negocio sin un teléfono celular con plan. Olvídate de los prepagados. Tus clientes te van a pedir tu número celular y no puedes correr el riesgo de que se te acabe el crédito a la mitad de una conferencia donde te están explicando cambios en el proyecto. Las llamadas en el mundo empresarial son largas y son muchas. Si prefieres complementar tu plan con internet es mejor, tener tu mail en tu teléfono es conveniente y cada vez más una necesidad.
5. La administración. Nos guste o no, debemos hacer algunos trámites para comenzar a operar: una cuenta en el banco, darse de alta de Hacienda. Cuando hayas terminado tu primer proyecto, cualquier trámite adicional que debas hacer se convertirá en demora para recibir tu pago y eso no le causa gracia a nadie. Concerta una cita con tu contador para que te asesore sobre deducciones y la forma de manejar el dinero correctamente. Finalmente hazte de una tarjeta de crédito, siempre es útil para financiamiento de emergencia.
En las próximas entregas vamos a hacer un checklist mucho más a fondo, vamos a determinar nuestras tarifas de cobro y qué debemos tomar en cuenta para que nuestro trabajo sea efectivo. Mientras tanto, son bienvenidos todos sus comentarios e ideas.
